Roofs 2020-01-12 Het certificatietraject van MVO

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

In het artikel ‘Hoe voldoet een organisatie aan MVO?’ in Roofs november 2019 ging Arjen van der Drift van Kiwa BDA nader in op de maatregelen die de organisatie neemt op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord ­Ondernemen (MVO). In dit artikel wordt in een gesprek met zijn collega Sietske van der Beek, productmanager bij Kiwa, uiteengezet hoe deze activiteiten vervolgens kunnen worden gecertificeerd.

Waarom zou een organisatie zich met MVO gaan bezig­houden? “De motivatie verschilt per organisatie,” aldus Van der Beek. “Veel organisaties hebben een intrinsieke motivatie om een bijdrage te leveren aan het bereiken van de 17 SDG’s (Sustainanble Development Goals), anderen gaan aan de slag aan de hand van een vraag uit de markt. Het resultaat is uiteindelijk hetzelfde: de activiteiten van de organisatie minimaliseren negatieve impact op mens en milieu en dragen bij aan een beter milieu en welzijn. Denk hierbij aan het bekende PPP: People, Planet en Profit (Prosperity).”

Contextbepaling

“De eerste stap voor een organisatie die zich met MVO bezig wil gaan houden, is het bepalen van de context van de organisatie,” vervolgt Van der Beek. “De Sustainable Development Goals (SDG) van de Verenigde Naties kunnen hierbij dienen als leidraad. Dit zijn 17 geformuleerde doelen, die ervoor moeten zorgen dat de wereld in het jaar 2030 er op deze gebieden beter voorstaat. Het betreft bijvoorbeeld doelen op het gebied van armoede- en hongerbestrijding, gendergelijkheid, klimaatdoelen, doelen op het gebied van gezondheid en welzijn, onderwijs, etc. De context van je organisatie bepaal je o.a. d.m.v. gesprekken met je stakeholders. Dus: je klanten, opdrachtgevers, medewerkers, leveranciers, maar ook bijvoorbeeld omwonenden en andere belanghebbenden.”

“Aan de hand van deze gesprekken bepaalt de organisatie de focus. Je kunt nooit aan alle doelen tegelijk werken, dus je moet keuzes maken. Hoe je dat doet, hoef je niet zelf uit te zoeken, er zijn verschillende normen waarin de te nemen stappen in staan beschreven. Denk daarbij aan de MVO-prestatieladder. Deze is gebaseerd op de ISO 26000, een internationale ISO-norm, die zich richt op het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Deze norm is bedoeld om organisaties en bedrijven wereldwijd te helpen door handvatten te geven bij de uitvoering ervan. Er zijn ook normen, zoals de ISO 9001 voor kwaliteitsmanagement en de ISO 14001 voor milieumanagement.”

Thema’s

Na de contextbepaling is het zaak om de ‘materialiteit’ te bepalen. Er zijn 33 MVO-thema’s geformuleerd, aan de hand van de focus worden hieruit de thema’s bepaald waarmee de organisatie aan de slag gaat. Het is niet zo dat de andere thema’s buiten beeld blijven, het zogeheten ‘laaghangende fruit’ moet je altijd plukken: zaken die je al doende tegenkomt, kun je dus gewoon oppakken. Maar de focus betekent dat je een aantal thema’s uitkiest en daar concreet beleid op ontwikkelt. Op overige thema’s houdt men de vinger aan de pols. Als de organisatie bijvoorbeeld beschikt over VCA, hoeft hier in het kader van MVO misschien niet zoveel extra aandacht meer aan te worden besteed, maar vanzelfsprekend blijft men wel alert op eventuele verbeterpunten.

De thema’s waar men wél actief mee aan de slag gaat, voert men uit volgens de zogeheten plan-do-check-act cyclus. Dit houdt kort gezegd in dat men plannen maakt, de acties uitvoert en vervolgens het resultaat en voortgang checkt. Aan de hand van de check wordt vervolgens nieuwe actie ondernomen, die weer wordt gecheckt, etc. Afhankelijk van de grootte van de organisatie zal op deze manier sneller of langzamer het bewustzijn en de betrokkenheid van de medewerkers verder groeien.”

Certificatie

Wanneer men aan de hand hiervan de nodige acties heeft ondernomen, kan men vervolgens contact opnemen met een certificatie instelling (CI) om het proces van certificatie in gang te zetten. Certificatie vindt plaats aan de hand van de MVO prestatieladder. Dit is een certificatienorm voor MVO en maakt duurzame ontwikkeling concreet, objectief en aantoonbaar. De CI zal aan de hand van gesprekken met betrokkenen bepalen of aan de eisen wordt voldaan en of tot certificatie kan worden overgegaan. Daarbij wordt rekening gehouden met elders behaalde certificaten, zoals bijvoorbeeld VCA, ISO 9001, ISO 14001 etc.

Bij de audits wordt uitgegaan van alle thema’s van MVO binnen de organisatie, maar er geldt ook een ketenverantwoordelijkheid. Dat laatste kan vrij ver gaan. Van der Beek: “Ik maak wel mee dat klanten bijvoorbeeld de activiteiten van hun leverancier buiten beschouwing willen laten, maar het certificaat houdt ook in dat men zich bewust is van wat er in de keten gebeurt. Als de leverancier bijvoorbeeld inkoopt in India, is er een kans dat er kinderarbeid is gemoeid met het product. Let wel: dit is per definitie verkeerd, maar vaak ondersteunen de kinderen die in de fabrieken werken een hele familie. Als je abrupt geen zaken meer doet, creëer je weer heel andere problemen. Belangrijk is dat men zich bewust is van de eigen positie en actief werkt aan een verbetering van de situatie, bijvoorbeeld door stimulering van educatie en gezondheidszorg ter plaatse. Op die manier een bijdrage leveren aan de uiteindelijke oplossing van het probleem. Je leverancier verricht zijn werkzaamheden in jouw opdracht, in die zin heb je ook een verantwoordelijkheid je ervan te vergewissen dat hij dat op een goede manier doet.”

“Een beoordeling op basis van gesprekken heeft zijn uitdagingen, omdat mensen vaak ‘gewenste’ antwoorden geven, of een heel andere motivatie hebben om bijvoorbeeld kritiek te uiten op de organisatie tijdens de audit. Er wordt daarom dan ook gekeken naar ondersteunende documentatie. Daarnaast hanteren we het 4-ogen-principe, wat inhoudt dat de rapportage altijd ook nog wordt nagekeken door een collega die wellicht inconsequenties of lege plekken opmerkt.”

Het MVO-certificaat is drie jaar lang geldig, waarbij een jaarlijkse audit plaatsvindt. Die zijn minder uitgebreid dan de audit die tot certificatie leidt, de opvolgingsaudits hebben meer het karakter van een steekproef. Pas de audit voor de verlenging van het certificaat zal weer een ‘volledige’ audit zijn op alle elementen. Er worden in totaal vijf certificatieniveaus onderscheiden. Niveau 1 en 2 zijn‘instapniveaus’, waarbij wordt verwacht dat men doorgroeit tot minimaal niveau 3. Niveau 4 is de uitgebreidere versie, waarbij nog veel actiever naar de keten zal worden gekeken. Niveau 5 is momenteel alleen nog een theoretisch niveau, maar wordt met de actualisatie van de MVO Prestatieladder nadrukkelijker op de kaart gezet: de verwachting is dat de eerste certificaten op redelijke termijn zullen worden behaald. Dit niveau stelt o.a. bijvoorbeeld strengere eisen op het gebied van de circulaire economie.

De geactualiseerde MVO Prestatieladder zal ook verplicht stellen dat het gecertificeerde bedrijf elk jaar een MVO jaarverslag publiceert c.q. communiceert met haar stakeholders. Dat hoeft geen uitgebreid boekwerk te worden, maar het is wel de bedoeling dat in dit jaarverslag de ambities worden geformuleerd, de wijze waarop hieraan is gewerkt en of men erin is geslaagd de ambities te verwezenlijken. Het vereist dus ook een zekere mate van transparantie, want als men er bijvoorbeeld niet in is geslaagd de doelen te halen, zal dit moeten worden aangegeven, met een beschrijving van de plannen om de doelen alsnog te halen.

Labels