Roofs 2020-08-26 "Wat is er wél mogelijk?"

Ledenvergadering VEBIDAK volgens corona-richtlijnen

Op 3 juli jl. hield branche-organsiatie VEBIDAK haar Algemene Leden­vergadering in Hotel De Bilderberg in Oosterbeek. Het was de eerste fysieke ledenbijeen-komst na de versoepeling van de ‘intelligent lockdown’. Met inachtneming van de RIVM-richtlijnen bleek het goed mogelijk om een constructieve, fysieke vergadering te houden.

“Vanaf het moment dat de ‘intelligent lockdown’ inging, op 15 maart, zijn tal van bijeenkomsten afgelast of verplaatst,” vertelt Woortman. “Zo ook onze regiobijeenkomsten, die in maart zouden plaatsvinden. Dat is natuurlijk spijtig, want het is onze taak om te verbinden en met onze lidbedrijven te communiceren. Vanaf het begin van de lockdown hebben wij op het standpunt gestaan dat we, binnen de richtlijnen, zo veel mogelijk onze activiteiten moeten blijven uitvoeren. Het idee achter een ‘intelligente’ lockdown bevalt me. En je ziet dan dat er veel wél mogelijk is.”

Birgita Luijendijk, directiesecretaresse/hoofd secretariaat bij VEBIDAK, vervolgt: “Zodra een versoepeling van de coronamaatregelen zich aftekende, zijn we in actie gekomen. De versoepelingen gingen per 1 juli in en per 4 juli begon in het noorden de bouwvak. Op 3 juli, een in ons vergaderschema ongebruikelijke vrijdag, hebben we de vergadering gehouden. Voor een goede en veilige interactie moest er wel het nodige worden georganiseerd.”

Kwaliteit van de discussie

Woortman stelt zich op het standpunt dat je onder deze omstandigheden moet kijken naar wat je wél kunt doen. Zo is VEBIDAK gedurende de lockdown zelf open gebleven, al was het in de eerste vijf weken met een zogenaamd A/B-rooster. “Dat kon,” zo vult Birgita Luijendijk aan, “doordat we een strikt protocol hanteerden. We hadden niet alleen de desinfecterende middelen bij de ingang, zoals iedereen die heeft, maar maakten ook elke dag de deurkrukken en trapleuningen grondig schoon. Voor het overige zorgden we ervoor dat alle ruimtes goed werden geventileerd en dat overal een onderlinge afstand van anderhalve meter kon worden gehandhaafd.”

“Met een proactieve houding kom je verder dan als je direct maar alles afblaast en stillegt,” aldus Woortman. “Je ziet dat er dan veel mogelijk is. Weliswaar heb ik in bepaalde nevenfuncties enkele malen via Google Teams en aanverwante programma’s vergaderd. Voor kort, praktisch overleg met drie of vier personen is dat ook prima. Dat doe ik al vaker telefonisch. Een discussie voeren via het beeldscherm is lastiger en helemaal als er grotere groepen bij betrokken zijn. De dynamiek is anders en de communicatie is duidelijk minder van kwaliteit. Daarbij komt ook dat de verbinding vaak niet optimaal is. Soms heb je even oogcontact of een ‘entre nous’ nodig. Ik hoor wel eens als voordeel noemen dat het vergaderen via het beeldscherm geen reistijd kost, maar uiteindelijk gaat het om de kwaliteit van de discussie en die is op deze manier ronduit matig. Dat komt de kwaliteit van de besluitvorming niet ten goede.”

Twee zalen

De branche-organisatie vervult een voorbeeldfunctie en daarom moesten alle details tijdens de Algemene Leden­vergadering op 3 juli kloppen. Luijendijk: “We hebben dan ook intensief overlegd met het management van Hotel De Bilderberg in Oosterbeek. Er mochten in de hele vergaderlocatie, exclusief personeel, maximaal 100 mensen aanwezig zijn en er was al een andere vergadering met 40 personen gepland. Onze vergadering mocht daarom door maximaal 60 man worden bezocht. Dat vergde in de voorbereidingsfase al afstemming met onze leden. Als een bedrijf bijvoorbeeld drie personen wilde afvaardigen, hebben we gevraagd of dat er één mocht zijn. We merkten dat er veel animo was onder onze achterban. De leden wilden elkaar na de periode van lockdown weer zien.”

Hoe is de vergadering op een veilige manier georganiseerd? Birgita Luijendijk vertelt dat er is gekozen voor een opzet waarbij de vergadering werd verdeeld over twee zalen, met in iedere zaal 30 man. Elke zaal was zodanig ingericht, dat iedereen 1,5 meter van elkaar af kon blijven zitten. Er was een vaste route naar de zalen toe, maar eenvoudigweg met discrete pijlen die bij het interieur pasten, geen onnodige paniek met felgekleurde linten en grote waar­schuwingsborden. Vervolgens hadden beide zalen contact met elkaar via een beeld- en geluidverbinding. De sprekers konden op deze manier over en weer worden gevolgd en ook konden de aanwezigen direct met elkaar in gesprek gaan. Er liepen mensen rond met microfoons (op stokken van anderhalve meter), ten behoeve van leden die het woord wilden voeren. Op deze manier kon iedereen met elkaar in gesprek, bijna alsof het een normale vergadering was.”

“Als externe spreker was scheidsrechter Bas Nijhuis uit­genodigd. Hij wilde tijdens zijn verhaal van de ene naar de andere zaal lopen. Dat was technisch nogal een uitdaging, maar ook dit is vlekkeloos verlopen,” aldus Birgita Luijendijk. Na de vergadering kregen de aanwezigen nog een maaltijd aangeboden in de tuin van het hotel. Geen lopend buffet, zoals we gewend zijn, maar iedereen kreeg zijn eigen bord geserveerd en vervolgens konden de leden, zo goed en kwaad als dat gaat op anderhalve meter afstand, met elkaar praten.”

“Ik moet echt het team van Hotel De Bilderberg complimenteren en met name ook Birgita voor de manier waarop zij deze uitdaging hebben opgepakt,” besluit Woortman. “Zij hebben heel goed met elkaar meegedacht en samengewerkt. Ook verdient het team van Wavru Sound & Video uit Heteren een speciaal woord van lof. Bijkomend voordeel is dat we onze ervaringen uit deze vergadering ook weer kunnen toepassen in onze regio­bijeenkomsten. Deze zullen, behoudens onvoorziene ontwikkelingen, in oktober worden gehouden.”

Elders in dit nummer leest u een artikel over de vragen aan de helpdesk van VEBIDAK over hoe om te gaan met de coronamaatregelen.