Roofs 2020-09-22 De ingebrekestelling: een uiterst belangrijk gereedschap

Juridisch

De ingebrekestelling is essentieel juridisch gereedschap. Niet alleen voor advocaten. Vaak wordt een ingebrekestelling al verstuurd voordat een advocaat (of jurist) in beeld is. Het niet, of niet juist, toepassen hiervan kan ertoe leiden dat een vordering tot schadevergoeding (geheel) sneuvelt. Dat is uiteraard zonde en kan eenvoudig worden voorkomen. Dit artikel bevat een beknopte gebruikershandleiding.

Floris Pels Rijcken, advocaat Poelmann van den Broek

Teneinde deze bijdrage wat levendiger te maken, behandelen we het juridisch kader langs een (fictieve) casus.

Aannemer X heeft de opdracht gekregen om een complete dakrenovatie uit te voeren bij een tiental woningen. Voor de levering van dakpannen sluit X een overeenkomst met leverancier Y. Overeengekomen wordt dat Y verschillende bouwmaterialen levert, waaronder 20.000 keramische dakpannen. Drie weken na het sluiten van de overeenkomst levert Y de bouwmaterialen. De geleverde dakpannen zijn echter betonnen dakpannen.

Waarom een ingebrekestelling?

Als Y tekortschiet in de nakoming van de overeenkomst, is hij in beginsel gehouden de schade te vergoeden die X lijdt. Voordat een dergelijke vordering tot schadevergoeding (door een rechter of arbiter) kan worden toegewezen, is (veelal) nodig dat eerst een ingebrekestelling wordt verstuurd.

Het komt in de praktijk geregeld voor dat een vordering (tot vergoeding van schade) faalt vanwege het ontbreken van een (deugdelijke) ingebrekestelling. De hamvraag is derhalve: Wat is een deugdelijke ingebrekestelling?

Het is noodzakelijk dat:

1 de ingebrekestelling schriftelijk geschiedt;

2 de ingebrekestelling een aanmaning bevat;

3 aangemaand wordt om binnen een redelijke en duidelijke termijn na te komen;

4 de ingebrekestelling duidelijkheid verschaft omtrent wat wordt gevorderd en op grond waarvan.

Ad 1) Schriftelijk

Het spreekt voor zich dat een brief (of een fax) voldoet aan het schriftelijkheidsvereiste. Een e-mail voldoet (meestal) ook. Het is niet geheel duidelijk of een SMS- of WhatsApp-bericht ook voldoet, daarover is (vrijwel) geen rechtspraak te vinden. Een (aangetekende) brief is in ieder geval de meest veilige optie.

Ad 2) Aanmaning

De ingebrekestelling moet een aanmaning (ook wel: sommatie of aanzegging) bevatten. Een vriendelijke aan­sporing is meestal niet voldoende. Vereist is een duidelijke eis (aanmaning) om na te komen. De mededeling van aannemer X aan leverancier Y dat ‘de verkeerde dakpannen’ zijn geleverd is bijvoorbeeld niet voldoende; ook moet aangemaand/geëist worden dat de juiste dakpannen worden geleverd.

Ad 3) Redelijke en duidelijke termijn

De schuldenaar (in het voorbeeld: Y) moet aangemaand worden om binnen een redelijke termijn na te komen. Die redelijke termijn moet ook duidelijk c.q. gespecificeerd zijn. Als aannemer X de leverancier Y aanmaant ‘om op korte termijn’ of ‘binnen een redelijke termijn’ alsnog de keramische dakpannen te leveren, is dat niet voldoende. Als Y door X gesommeerd/aangemaand wordt om ‘binnen twee weken na heden’ of ‘uiterlijk op 15 juni 2020’ de keramische dakpannen te leveren, is dat voldoende duidelijk en concreet.

Wat een redelijke termijn is, kan niet in zijn algemeenheid gezegd worden. Dat hangt af van de omstandigheden van het geval. Zo zal een termijn van enkele uren om een geldvordering te voldoen over het algemeen redelijk zijn (een betalingsopdracht aan de bank is snel gedaan). Gaat het om een verplichting die meer voeten in de aarde heeft, dan zal die termijn van enkele uren te kort zijn (en wordt dus niet voldaan aan het redelijkheidsvereiste). Het moet voor de schuldenaar mogelijk zijn om de prestatie na te komen binnen de daarvoor gestelde termijn. Ook is het mogelijk dat partijen afspreken wat zij als redelijk beschouwen. Terug naar het voorbeeld: als de gemiddelde levertermijn van (keramische) dakpannen één week is, dan zal X van Y mogen verwachten dat hij binnen één week alsnog de juiste dakpannen levert.

Ad 4) Duidelijkheid omtrent vordering en grondslag

Vereist is dat de schuldeiser (in het voorbeeld: X) duidelijkheid verschaft over hetgeen hij vordert. Uit één overeenkomst kunnen immers meerdere verplichtingen voortvloeien. Als aannemer X bijvoorbeeld vordert dat Y ‘binnen één week na heden alsnog de overeenkomst nakomt’ is dat niet voldoende. X zal moeten vorderen dat Y ‘binnen één week na heden alsnog de overeengekomen 20.000 keramische dakpannen levert’.

Altijd een ingebrekestelling?

Een ingebrekestelling is in bepaalde gevallen niet nodig. Geen ingebrekestelling is nodig als een specifieke (‘fatale’) datum voor nakoming is afgesproken, wanneer sprake is van een onrechtmatige daad of wanneer de schuldenaar (in het voorbeeld: Y) duidelijk laat weten dat hij hoe dan ook niet gaat nakomen. Het gaat deze bijdrage te buiten om nader in te gaan op deze uitzonderingen.

Voorbeelden

Hieronder zijn enkele voorbeelden van ingebrekestellingen uit de praktijk weergegeven waar iets aan schort.

“Ik stel u in gebreke om binnen een redelijke termijn de hierboven genoemde gebreken te herstellen”

Ondeugdelijk: termijn is niet gespecificeerd/concreet. Het gebruik van de woorden ‘in gebreke’ doet hier niet aan af.

“U wordt verzocht, zonodig gesommeerd, om er zorg voor te dragen dat het herstel conform ons herstelplan uiterlijk op 15 mei 2019 is uitgevoerd”

Ondeugdelijk: krachtens bestendige jurisprudentie is herstel des aannemers. Door te sommeren om een specifieke herstelmethode toe te passen wordt de schuldenaar ‘overvraagd’. Kortgezegd: er is geen contractuele basis voor de vordering. Let wel: of hier van sprake is, hangt uiteraard af van de specifieke omstandigheden van het geval.

“Namens opdrachtgever sommeer ik u om uiterlijk binnen twee weken na dezes mij te bevestigen dat een garantie wordt afgegeven op het schilderwerk”.

Ondeugdelijk: in casu had gesommeerd/aangemaand moeten worden om het schilderwerk te herstellen.

Conclusies en aanbevelingen

Een ingebrekestelling is een essentieel juridisch gereedschap. Niet alleen de advocaat of jurist heeft er baat bij dit te beheersen. Door de ingebrekestelling juist te hanteren, worden veel (kostbare) problemen in een later stadium van een geschil voorkomen.

Een ingebrekestelling is niet altijd nodig, maar bij twijfel is het raadzaam er één te sturen. Zorg ervoor dat aan alle vereisten is voldaan (schriftelijk, een duidelijke aanmaning/eis, een redelijke en duidelijke/concrete termijn en specificeer wat je vordert en op grond waarvan). Stuur de ingebreke­stelling zekerheidshalve per aangetekende post en naar het bekende mailadres van de wedepartij. Volgt men deze stappen, dan kan er weinig mis gaan!